ေကာင္းမြန္ေသာ Performance Appraisal တစ္ခုတည္ေဆာက္ဖို႔ ဆိုရင္

လုပ္ငန္းေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားက ဒီေန႔ေခတ္မွာရာထူးတိုး၊ လစာတိုးတာေတြအတြက္မျဖစ္မေနလုပ္ေနၾကတာေလးေတြမွာ Performance Appraisal ကိုေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားသုံးလာတာေတြ႕ၾကေတာ့ ဒီေန႔ေဆာင္းပါးေလးကို ေရးျဖစ္တာပါ။ အသိတပည့္ေလးတစ္ေယာက္ကကၽြန္မဆီကေန သူတို႔႐ုံးအတြက္ ႏွစ္ကုန္မွာရာထူးတိုး၊ လစာတိုးဖို႔အတြကPerformance Appraisal ေလးလွမ္းေတာင္းပါတယ္။ ဆရာမတို႔ဆီမွာသုံးတဲ့Performance Appraisal နမူနာပုံစံေလး ေပးပါဆိုၿပီးေတာ့ေပါ့။ ကၽြန္မအေနနဲ႔သူလိုခ်င္တာကိုေပးဖို႔ထက္သူတကယ္လိုအပ္တာကိုေသခ်ာစြာသိေစလိုတဲ့အေၾကာင္းေၾကာင့္ေသခ်ာစြာရွင္းျပလိုက္မိပါတယ္။

Performance Appraisal ဆိုတာ ႐ုံးတိုင္း ပုံမွန္ထပ္တူက်သုံးလို႔ရတဲ့အရာမဟုတ္ပါဘူး။ တျခား႐ုံး တစ္ခုမွာသုံးေနတဲ့ခြင့္ေဖာင္လိုမ်ိဳး အလြယ္တကူလိုက္သုံးစြဲလို႔ရတဲ့အရာလည္းမဟုတ္ပါဘူး၊ မိမိအဖြဲ႕အစည္း ရဲ႕သေဘာသဘာ၀ကို ေသခ်ာစြာသိေအာင္လုပ္ရပါမယ္၊ ေနာက္တစ္ခ်က္ က မိမိအဖြဲ႕အစည္းကေနလိုခ်င္တဲ့တန္ဖိုး၊ ပန္းတိုင္၊ ရည္႐ြယ္ခ်က္၊ ဝန္ထမ္းအမ်ားစုရဲ႕ လုပ္ကိုင္ႏိုင္စြမ္း ဒါေတြကိုခြဲျခားတိုင္းတာရမယ့္အရာျဖစ္ပါတယ္။ လုပ္ငန္းတစ္ခုတည္းမွာေတာင္အင္ဂ်င္နီယာနဲ႔ ႐ုံးဝန္ ထမ္းကိုတိုင္းတာရမယ့္Performance KPI ေတြမတူပါဘူး။ Technical Skill ပိုၿပီးလိုအပ္တဲ့ ဝန္ထမ္းကို Performance Appraisal မွာ Technical Skill ပိုင္းကိုပိုၿပီးအေလးေပးၿပီး Evalution လုပ္ရမွာပါ။ ေနာက္ၿပီး သူလိုအပ္မယ့္အရည္အခ်င္းေတြကိုလည္း တိုင္းတာသတ္မွတ္ရမွာပါ။ ေနာက္တစ္ခုကလုပ္ငန္းတစ္ခုတည္းမွာဌာနတူတာေတာင္ကိုင္တြယ္ရတဲ့လုပ္ငန္းစဥ္ေတြ၊ ရာထူးအေျခအေနေတြကြဲျပားရင္လည္း ပုံေသသတ္မွတ္ၿပီး Permonance Appraisal လုပ္လို႔မရပါဘူး။ 

မတူညီတဲ့လုပ္ငန္းသေဘာသဘာ၀ေတြကို အဖြဲ႕အစည္းရဲ႕ လိုခ်င္တဲ့Goals ေတြနဲ႔တိုင္းတာသတ္မွတ္ၿပီး အကဲျဖတ္ရမွာပါ။ အရင္ဆုံး မိမိအဖြဲ႕အစည္းကဘာကိုလိုခ်င္တာလဲဆိုတာသိရမွာပါ၊ ေနာက္တစ္ခ်က္ကမိမိအဖြဲ႕အစည္းရဲ႕ သေဘာသဘာ၀ပါ၊ ကိုယ့္အဖြဲ႕အစည္းကဖန္တီးမႈကိုအားေပးၿပီးလုပ္ရတဲ့လုပ္ငန္းျဖစ္တယ္ဆိုရင္ Innovation, Creation ေတြကိုဦးစားေပးၿပီး Evluation လုပ္ေပးရမွာပါ။ ပုံမွန္႐ုံးေတြမွာ လုပ္ေနက်အလုပ္ႀကိဳးစားျခင္း၊ စည္းမ်ဥ္းစည္းကမ္းလိုက္နာမႈအစရွိတဲ့သတ္မွတ္ခ်က္ေတြကေယဘုယ်ဆန္ပါတယ္၊ ဒါေတြကေတာ့ေျခခံက်တဲ့အခ်က္အလက္ေတြေလာက္ပဲထည့္သြင္းရမွာပါ။ ဒီလိုဆိုရင္ျဖင့္မိမိအဖြဲ႕အစည္း အတြက္ေကာင္းမြန္ေသာPerformance Appraisal တစ္ခုဘယ္လိုတည္ေဆာက္ရမလဲဆိုတာကိုတင္ျပေပးခ်င္ပါတယ္။

Let your employee talk

PA လုပ္ေတာ့မယ္ဆိုရင္အရင္ဆုံးအေရးႀကီးတာကအဆင့္ဆင့္သြား ဖို႔ပါ။ မိမိအဖြဲ႕အစည္းအတြက္လိုအပ္တဲ့ရည္မွန္းခ်က္၊ အေလ့အက်င့္နဲ႔အကဲျဖတ္ခံရမယ့္ ဝန္ထမ္းေတြ အကဲျဖတ္ဖို႔လိုအပ္တဲ့Skငူ ေတြကိုသိဖို႔လိုပါတယ္။ သူတို႔ရဲ႕ေအာင္ျမင္မႈ၊ ေဆာင္႐ြက္ခ်က္ေတြကိုလည္း သိရွိႏိုင္ဖို႔လိုအပ္ပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္မို႔ ဝန္ထမ္းနဲ႔စကားေျပာဖို႔လိုပါတယ္။ ဏဗကိုဘာေၾကာင့္လုပ္ရတယ္ဆိုတာသူတို႔သိဖို႔လိုပါတယ္။ ဒီအခ်က္ကိုနားလည္ေအာင္ေသခ်ာရွင္းျပထားၿပီး မွန္ကန္တဲ့အကဲျဖတ္မႈကိုစတင္မယ္ဆိုတာႀကိဳသိထားပါေစ။

Focus on objective

ဒီအခ်က္က PA ရဲ႕ အေရးႀကီးတဲ့အပိုင္းပါ၊ ကိုယ္အကဲျဖတ္ခ်င္တဲ့ရည္႐ြယ္ခ်က္ကိုသာ အာ႐ုံစိုက္ၿပီး အကဲျဖတ္ဖို႔လိုအပ္ပါတယ္၊ ဝန္ထမ္း တိုင္းမွာအားသာခ်က္၊ အားနည္းခ်က္ကမတူညီၾကပါဘူး၊ ဒါေပမဲ့မိမိအဖြဲ႕အစည္းအတြက္လိုအပ္တဲ့ရည္႐ြယ္ခ်က္အေပၚမွာသာအကဲျဖတ္မယ့္ပုံစံေတြကို ေရးဆြဲထားရပါမယ္။ ဥပမာ - ဝန္ထမ္းတစ္ေယာက္က ႐ုံးစည္းကမ္းလိုက္နာတယ္၊ ဒီအပိုင္းမွာေကာင္းတယ္ဆိုေပမယ့္လုပ္ငန္းစြမ္းေဆာင္ရည္ေလ်ာ့က်ေနတယ္ဆိုရင္သင့္အေနနဲ႔ဘယ္အပိုင္းကိုဦးစားေပး အကဲျဖတ္ရမလဲ၊ Focus on Objective ပါ။ ကိုယ္အဖြဲ႕အစည္းအတြက္ရည္႐ြယ္ခ်က္ကိုဏဗမလုပ္ခင္ကတည္းက ဒီအခ်က္ကိုေသခ်ာစဥ္းစားဖို႔ပါ။

Focus on performance results

ကၽြန္မတို႔ဆီမွာ Results နဲ႔ Activity ကိုသိပ္မကြဲျပားၾကေသး ဘူးျဖစ္ေနေတာ့ ဒီအပိုင္းကိုလည္း ေသခ်ာစြာသိဖို႔လိုပါတယ္။ လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္ခ်က္တစ္ခုမွာရလဒ္ေကာင္းမြန္ျခင္း ရွိ/မရွိကိုသာအဓိကထားတိုင္းတာရပါမယ္။ အလုပ္ေတြမ်ားေနလို႔တစ္လလုံး အလုပ္ ေတြသာ႐ႈပ္ေနၿပီး ရလဒ္ေကာင္း ထြက္မလာရင္ အဲဒီဝန္ထမ္းအေနနဲ႔ Activity သာရွိတယ္လို႔ဆိုရမွာပါ။ လုပ္ငန္းစြမ္း ေဆာင္ရည္အကဲျဖတ္တဲ့အခါမွာလည္း ဒီအခ်က္ကိုကြဲျပားစြာသိဖို႔လိုသလို၊ အဓိကထား အကဲျဖတ္ရမွာျဖစ္ပါတယ္။

Focus on critical incidents

ဝန္ထမ္းတစ္ေယာက္ခ်င္းစီအလိုက္ အေရးပါတဲ့ျဖစ္စဥ္ေတြ၊ လုပ္ငန္းစဥ္ေတြဟာ မတူညီႏိုင္ပါဘူး။ ဒါေၾကာင့္သူေဆာင္႐ြက္ေနရတဲ့ area ေတြကိုသတ္မွတ္ရမွာပါ၊ ဒါမွသာမိမိအကဲျဖတ္ရမယ့္ ဝန္ထမ္း ေတြအလိုက္အကဲျဖတ္ရာမွာပိုမိုလြယ္ကူႏိုင္ေစမွာျဖစ္ပါတယ္၊ သတ္မွတ္တဲ့ေနရာမွာလည္း အကဲမျဖတ္ခင္ကတည္းက ဝန္ထမ္း ေတြရဲ႕ လုပ္ငန္းတာဝန္ေတြကို နားလည္ေစဖို႔လိုပါတယ္။

Focus on the overall rating

ေနာက္ဆုံးမွာေတာ့အားလုံးၿခဳံငုံစုေပါင္းၿပီး ျပန္လည္အကဲျဖတ္ျခင္းကိုျပဳလုပ္ရပါတယ္။ ကိုယ္သတ္မွတ္ထားတဲ့အေျခခံအခ်က္အလက္ေတြကၽြမ္းက်င္မႈေတြ၊ လုပ္ငန္းခြင္အတြင္းကစြမ္းေဆာင္ခ်က္ေတြကိုဘယ္လိုစုေပါင္းဆုံးျဖတ္မလဲဆိုတဲ့စံသတ္မွတ္ခ်က္ေတြေတာ့သတ္မွတ္ထားရပါမယ္။

အထက္ကတင္ျပခဲ့တာေတြကမိမိအဖြဲ႕အစည္းအတြင္းမွာ ဝန္ထမ္းစြမ္း ေဆာင္ရည္အကဲျဖတ္ျခင္းအတြကPA တစ္ခုတည္ေဆာက္ရမွာအသုံးျပဳရမယ့္အရာေတြပါ။ ဒါေတြနဲ႔တည္ေဆာက္ၿပီးၿပီဆိုရင္ေတာ့အကဲျဖတ္မႈပုံစံေတြကိုသတ္မွတ္ရပါမယ္။ ကၽြန္မတို႔ဆီကလုပ္ငန္းေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားက (TOP Down) အထက္မွေအာက္သို႔အကဲျဖတ္တဲ့ပုံစံေတြသာအမ်ားဆုံးအကဲျဖတ္ၾကတာမ်ားပါတယ္။ (Bottom Up) ေအာက္မွအထက္သို႔ျပန္လည္အကဲျဖတ္ျခင္းပုံစံကိုသုံးတာေတာ့သိပ္မေတြ႕ရေသးပါဘူး။ တခ်ိဳ႕ေတြကလည္း ၃၆၀ ဒီဂရီ Performance Appraisal ပုံစံမ်ိဳးသုံးၾကတာကအနည္းအက်ဥ္းရွိပါတယ္၊ ဒါကလည္း ဘက္လိုက္မႈေတြ၊ အားနာမႈအစရွိတာေတြေၾကာင့္တိက်တဲ့ပုံစံေတာ့မဟုတ္ပါဘူး။

အထက္ေအာက္အဆင့္ဆင့္အကဲျဖတ္တဲ့ပုံစံကရွင္းပါတယ္၊ မိမိအထက္အရာရွိကမိမိကိုယ္အကဲျဖတ္မယ္၊ ကိုယ္နဲ႔အနီးကပ္ႀကီးၾကပ္ရတဲ့သူေပါ့၊ ေနာက္တစ္ဆင့္ကမိမိဌာနမန္ေနဂ်ာေတြ၊ ဒါ႐ိုက္တာေတြ က အဆင့္ဆင့္အကဲျဖတ္ၿပီး သူတို႔အကဲျဖတ္မွတ္တမ္းအေပၚမွာမိမိရဲ႕လိုအပ္ခ်က္၊ အားနည္းခ်က္၊ ထပ္မံျဖည့္သြင္းရမယ့္အရည္အခ်င္းေတြကိုေဖာ္ျပေပးမွာပါ။ သူတို႔သတ္မွတ္ထားတဲ့ေအာင္ျမင္မႈကိုတကယ္ရရွိျခင္း၊ လုပ္ငန္းသက္မွတ္ခ်ိန္အတြင္း ထိေရာက္တဲ့လုပ္ႏိုင္စြမ္းအား၊ ၿပီးစီးေအာင္ျမင္မႈ ဒါေတြကိုအဓိကထားတိုင္းတာၾကပါတယ္။

ေအာက္ကေနအထက္ကိုျပန္လည္အကဲျဖတ္တဲ့ပုံစံမ်ိဳးကခပ္ရွား ရွားပါ။ မိမိဌာနရဲ႕မိမိေအာက္ငယ္သူေတြကမိမိကိုယ္ျပန္လည္အကဲျဖတ္မယ္။ သူတို႔အေပၚ ေခါင္းေဆာင္ႏိုင္မႈရွိမရွိ၊ လုပ္ငန္းခြင္အတြင္းတိက်တဲ့ၫႊန္ၾကားခ်က္ေတြေပးႏိုင္မေပးႏိုင္၊ လုပ္ငန္းကၽြမ္းက်င္မႈအေရအေသြး အစရွိတာေတြပါ။ ဒီအခ်က္ကေခါင္းေဆာင္မႈပုံစံေတြကိုအသားေပးတာမိူ႕Leadership Skill ပိုၿပီးလိုအပ္တဲ့Position ေတြနဲ႔ပိုၿပီး လိုက္ဖက္ပါတယ္။

၃၆၀ ဒီဂရီ Performance Appraisal ကေတာ့အထက္ေအာက္၊ အဆင့္တူလုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္၊ အျခားဌာနမ်ား၊ ေဖာက္သည္မ်ားနဲ႔မိမိနဲ႔ဆက္စပ္လုပ္ကိုင္ရတဲ့Sကစစူငနမမ်ားပါမက်န္အကဲျဖတ္ရတဲ့စနစ္ပါ။ အဆင့္လုပ္ငန္းစဥ္ေတြမ်ားျပားသလို၊ မတူညီတဲ့႐ႈေထာင့္အျမင္မ်ားကိုပါအေျခခံတြက္ခ်က္တာေၾကာင့္မိမိလုပ္ကိုင္ရတဲScope က က်ယ္ဝန္း ေလေလအကဲျဖတ္ရတာခက္ခဲေလေလပါပဲ။

ဝန္ထမ္းကို အကဲျဖတ္တဲ့လုပ္ငန္းစဥ္ၿပီးတဲ့အခါ ဝန္ထမ္းေရးရာ ဌာနအေနနဲ႔သူနဲ႔အေသးစိတ္ျပန္လည္ေဆြးေႏြးရပါတယ္။ လိုအပ္ခ်က္ေတြရွိရင္ျပန္လည္ေထာက္ျပရသလိုေအာင္ျမင္မႈေတြခ်ီးက်ဴး ဂုဏ္ျပဳမႈေတြကိုလည္း ေဖာ္ထုတ္ရပါတယ္။ အဖြဲ႕အစည္းအေနနဲ႔ ဝန္ထမ္းအေပၚ ေမၽွာ္လင့္ခ်က္၊ ဝန္ထမ္းရဲ႕အဖြဲ႕အစည္းေပၚအျမင္ ဒါေတြကိုသိရွိေအာင္လုပ္ရမွသာအကဲျဖတ္မႈျဖစ္စဥ္ၿပီးဆုံးတာပါ၊ အေကာင္အထည္ေဖာ္မႈမရွိတဲ့အကဲျဖတ္ျဖစ္စဥ္ေတြဟာ မထိေရာက္ပါဘူး။

အထက္ကတင္ျပခဲ့တဲ့အခ်က္ေတြကိုေသခ်ာစြာလုပ္ႏိုင္ခဲ့ရင္ေတာ့သင့္ရဲ႕Performance Appraisal က ထိေရာက္ေကာင္းမြန္မယ္ဆိုတာအေသအခ်ာပါပဲ။

Credit : Goldie Kyaw