Admin and HR ဆုိင္ရာလုပ္ငန္းတာဝန္မ်ား

အဖြဲ႔အစည္း ၏ အႀကီးအေသးေပၚမူတည္၍ ေျပာင္းလဲႏုိင္ပါသည္။

Admin ပုိင္းဆုိင္ရာလုပ္ငန္း တာ၀န္မ်ား

၁။ ေမာ္ေတာ္ယာဥ္ ( Vehicle )

(က) ဌာနမ်ား၏ ေမာ္ေတာ္ယာဥ္ လုိအပ္ခ်က္အားဦးစားေပးအလုိက္ စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ေပးျခင္း

( ခ) ေမာ္ေတာ္ယာဥ္မ်ား၏ ေန႔စဥ္/ အပါတ္စဥ္/ လစဥ္ ေမာင္းႏွင္သည့္ ကီလုိမီတာ ႏွင့္ ဆီသုံးစြဲမႈ အားသတ္မွတ္ထားသည့္ Norm ႏွင့္ ကုိက္ညီမႈ ရွိ/ မရွိစစ္ေဆးျခင္း

( ဂ) ေမာ္ေတာ္ယာဥ္ ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းမႈ Schedule ေရးဆြဲျခင္း၊ ေရးဆြဲထားေသာ Schedule အရဘတ္ဂ်က္ ေတာင္းခံျခင္း

(ဃ) ေမာ္ေတာ္ယာဥ္ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းမႈ မွတ္တမ္းထားရွိျခင္း

(ဃ) လခ်ဳပ္စာရင္းျပဳစုတင္ျပျခင္း

၂။ ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းမႈ (Maintenance)

(က) ကုမၸဏီပုိင္ အေဆာက္အဦမ်ား၏ ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းမႈကုိ တာ၀န္ယူျခင္း

( ခ) အေဆာက္အဦမ်ား ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းရန္ ဘတ္ဂ်က္ ေရးဆြဲတင္ျပျခင္း/ ေတာင္းခံျခင္း

( ဂ) ကုမၸဏီပုိင္ စက္ကိရိယာမ်ား (မီးစက္၊ Air-con၊ ေရစက္ ႏွင့္ အျခား) ၏ ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းမႈ ကုိ တာ၀န္ယူျခင္း၊ မွတ္တမ္း ျပဳစုျခင္း

(ဃ) ႐ုံးလုပ္ငန္းသုံး Projector, Computer, Printer, fax, Internet modem, server စသည္တုိ႔ ၏ ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းမႈ ကုိ တာ၀န္ယူျခင္း၊ မွတ္တမ္းျပဳစုျခင္း

( င) လခ်ဳပ္စာရင္းျပဳစုတင္ျပျခင္း

၃။ ပုံေသပုိင္ပစၥည္း (Fixed Assets Control)

(က) ကုမၸဏီပုိင္ ပုံေသပစၥည္းမ်ား၏ စာရင္းကုိသက္ဆုိင္ရာဌာန/ Site အလုိက္ တာ၀န္ခံ မ်ားႏွင့္ ညွိႏႈိင္းေကာက္ယူျခင္း၊ စာရင္းျပဳစုျခင္း

( ခ) သက္ဆုိင္ရာဌာန/ Site အလုိက္ တာ၀န္ခံမ်ားႏွင့္ ညွိႏႈိင္း၍ ၀ယ္ယူ/ထုတ္ေပးစာရင္းမ်ား ျပဳစုျခင္း၊ မွတ္တမ္းထားရွိျခင္း

( ဂ) လခ်ဳပ္စာရင္းျပဳစုတင္ျပျခင္း

၄။ ၀ယ္ယူျခင္း (Procurement Control)

(က) သက္ဆုိင္ရာဌာန/ Site မ်ား၏ လုိအပ္ခ်က္မ်ားအား ျပင္ပမွ Supplier မ်ားႏွင့္ ညွိႏႈိင္း ၀ယ္ယူျခင္း

( ခ) ၀ယ္ယူထားေသာ ပစၥည္းမ်ား၏ လက္က်န္/ထုတ္ေပး/ပ်က္စီး/ျပန္လည္အပ္ႏွံမႈ စာရင္းမ်ား ျပဳစုထားရွိျခင္း

( ဂ) ၀န္ထမ္းတစ္ဦးခ်င္းအလုိက္ Stationary ထုတ္ေပးမႈ စာရင္းျပဳစုထားရွိျခင္း/ စစ္ေဆးျခင္း

(ဃ) ဘတ္ဂ်က္ေရးဆြဲတင္ျပျခင္း

( င) လခ်ဳပ္စာရင္းျပဳစုတင္ျပျခင္း

၅။ ျပင္ပဆက္ဆံေရး( External Affairs)

(က) MD, CEO, ED , Director မ်ားႏွင့္ အျခား ၀န္ထမ္းမ်ား၏ ျပည္တြင္း၊ ျပည္ပခရီးစဥ္မ်ားအတြက္ လုိအပ္သည့္ Visa, Passport, Stay, Hotel, Ticket ဆုိင္ရာကိစၥမ်ားစီစဥ္ျခင္း

( ခ) ကုမၸဏီသက္တမ္းတုိးျခင္း၊ အသစ္ဖြဲ႔စည္းျခင္း ႏွင့္ အျခားလုိအပ္သည့္ Documentation မ်ား ျပင္ဆင္ေပးျခင္း

(ဃ) ႏွစ္စဥ္၊ လစဥ္ ေပးသြင္းရေသာအခြန္၊ လုိင္စင္ေၾကးအစရွိသည့္ ကိစၥရပ္မ်ားအား Finance Dept ႏွင့္ ညွိႏိႈင္း၍ ပူးေပါင္းေဆာင္ရြက္ျခင္း

( င) ဆက္စပ္လုပ္ငန္းမ်ားေဆာင္ရြက္ေနေသာအစုိးရဌာနဆုိင္ရာရုံးမ်ား၊ အျခားအစုိးရမဟုတ္ေသာအဖြဲ႔အစည္းမ်ားသုိ႔ လုပ္ငန္းကိစၥမ်ားသြားေရာက္ေဆာင္ရြက္ျခင္း

၆။ အေထြေထြ စီမံခန္႔ခြဲျခင္း (Common Management)

(က) Reception, Security, Cleaner မ်ား၏ လုပ္ငန္းမ်ားအား ႀကီးၾကပ္ျခင္း၊ work schedule မ်ားေရးဆြဲေပးျခင္း၊ သတ္မွတ္ေပးထားေသာ တာ၀န္မ်ားအား လုိက္နာမႈ ရွိ/မရွိစစ္ေဆးျခင္း

( ခ) အႀကီးတန္းစီမံခန္႔ခြဲမႈ အဖြဲ႔၏ ညႊန္ၾကားခ်က္မ်ားအားေဆာင္ရြက္ျခင္း

( ဂ) လခ်ဳပ္စာရင္းမ်ား ျပဳစုတင္ျပျခင္း

(ဃ) Functional Meeting မ်ား ျပဳလုပ္ျခင္း

Human Resources ပုိင္းဆုိင္ရာလုပ္ငန္းတာဝန္မ်ား

၁။ ၀န္ထမ္းေရြးခ်ယ္ ခန္႔ထားေရး (Recruitment and Selection)

(က) ဌာနမ်ား၏ လုိအပ္ခ်က္အရ ၀န္ထမ္းေခၚယူေရး ေၾကျငာမ်ား ျပဳလုပ္ျခင္း/ေၾကျငာျခင္း

( ခ) ရရွိလာေသာေလွ်ာက္လႊာမ်ားအားအကဲျဖတ္ စိစစ္ျခင္း

( ဂ) အင္တာဗ်ဴးေခၚယူမည့္ ေလွ်ာက္လႊာရွင္စာရင္းအားထုတ္ျပန္ျခင္း

(ဃ) သက္ဆုိင္ရာဌာနေခါင္းေဆာင္မ်ားႏွင့္ အင္တာဗ်ဴးျပဳလုပ္ျခင္း

( င) လုိအပ္ပါကဒုတိယအႀကိမ္ ထပ္မံ၍ MD ႏွင့္ အင္တာဗ်ဴး စီစဥ္ျခင္း

( စ) ေရြးခ်ယ္ခံရေသာ ၀န္ထမ္းေလာင္းမ်ားအား အေၾကာင္းၾကားျခင္း

(ဆ) လခ်ဳပ္စာရင္းမ်ား ျပဳစုတင္ျပျခင္း

၂။ ေန႔စဥ္ ရုံးတက္/ရုံးဆင္း၊ ခြင့္ ၊ ပ်က္ကြက္ ကိစၥမ်ား

(Attendance, Leaves, Late, absenteeism)

(က) ေန႔စဥ္ Attendance အားစစ္ေဆးျခင္း

( ခ) ေန႔စဥ္ ခြင့္၊ ပ်က္ကြက္၊ ေနာက္က် မ်ားအားစစ္ေဆးျခင္း

( ဂ) ေန႔စဥ္ MD, CEO, Executive Director မ်ားထံသုိ႔ အစီရင္ခံျခင္း

(ဃ) Attendance လခ်ဳပ္ေပၚ အေျခခံ၍ လစာေပးေခ်မႈ ကိစၥရပ္မ်ားအားFiance Department ႏွင့္ ညွိႏႈိင္းေဆာင္ရြက္ျခင္း

( င) လခ်ဳပ္စာရင္းမ်ား ျပဳစုတင္ျပျခင္း

၃။ ၀န္ထမ္း ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္း (Employee Profile)

(က) ၀န္ထမ္းအားလုံး၏ ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္းဖုိင္ ျပဳစုျခင္း

( ခ) ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္းဖုိင္ မ်ားအားအခ်ိန္ႏွင့္ တေျပးညီ ျပန္လည္ျပင္ဆင္ျခင္း

( ဂ) ဆုခ်ီးျမင့္ခံရမႈမ်ား၊ အျပစ္ေပးခံရမႈမ်ားအားစနစ္တက် ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္းတြင္ သိမ္းဆည္းျခင္း

(ဃ) ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္းဖုိင္မ်ားအားစနစ္တက် လွ်ိဳ႕၀ွက္ သိမ္းဆည္းျခင္း

၄။ စည္းကမ္း (Rules and Regulations)

(က) ၀န္ထမ္းစည္းမ်ဥ္း၊ စည္းကမ္းမ်ား(Rules and Regulations)/ ၀န္ထမ္းလက္စြဲစာအုပ္ (Employee Manual) ေရးဆြဲထုတ္ျပန္ျခင္း

( ခ) ထုတ္ျပန္ထားေသာစည္းမ်ဥ္း၊ စည္းကမ္းမ်ားအားလုိက္နာမႈ ရွိ/မရွိစစ္ေဆးျခင္း

( ဂ) သတ္မွတ္စည္းကမ္းခ်က္မ်ားအားလုိက္နာ/ မလုိက္နာေသာ ၀န္ထမ္းမ်ားအား မွတ္တမ္းတင္ျခင္း၊ အႀကီးတန္းစီမံခန္႔ခြဲမႈ အဖြဲ႔သုိ႔ တင္ျပျခင္း

(ဃ) လစဥ္/ ႏွစ္စဥ္ အစီရင္ခံစာမ်ား ျပဳစုတင္ျပျခင္း

၅။ ၀န္ထမ္းမ်ား၏ ရပုိင္ခြင့္ (Benefits)

(က) ၀န္ထမ္းမ်ား၏ ခြင့္ခံစားျခင္း၊ ေဆးကုသမႈဆုိင္ရာအက်ဳိးခံစားခြင့္မ်ား ႏွင့္ အျခားခံစားခြင့္မ်ားအားတည္ဆဲအလုပ္သမားဥပေဒႏွင့္ အညီခြင့္ျပဳျခင္း၊ ျဖတ္ေတာက္ျခင္း ႏွင့္ စာရင္းျပဳစုျခင္း

( ခ) လစာ ႏွင့္ အျခားခံစားပုိင္ခြင့္မ်ားအားတည္ဆဲအလုပ္သမားဥပေဒႏွင့္ အညီ ျပဳစုျခင္း၊ ထုတ္ျပန္ျခင္း

( ဂ) ၀န္ထမ္းမ်ား၏ လူမႈဖူလုံေရးရန္ပုံေငြႏွင့္ ၀င္ေငြခြန္မ်ား စနစ္တက်ေပးသြင္းမႈ ရွိေစရန္ စီမံေဆာင္ရြက္ျခင္း

(ဃ) ၀န္ထမ္းမ်ား၏ သာေရး/နာေရးကိစၥမ်ားတြင္ ပါ၀င္ကူညီေဆာင္ရြက္ျခင္း

၆။ အဖြဲ႔အစည္းဆုိင္ရာဖြံ႔ၿဖဳိးတုိးတက္ေရး (Organization Development)

(က) ၀န္ထမ္းမ်ား၏ တာ၀န္ ႏွင့္ ၀တၱရားမ်ားအား သက္ဆုိင္ရာဌာနေခါင္းေဆာင္မ်ားႏွင့္ ညွိႏႈိင္းလွ်က္ ေရးဆြဲျပဳစုျခင္း

( ခ) လုပ္ငန္းလုိအပ္ခ်က္၊ ၀န္ထမ္းရရွိႏုိင္မႈ ေပၚမူတည္လွ်က္ သက္ဆုိင္ရာဌာနေခါင္းေဆာင္မ်ားႏွင့္ ညိွႏႈိင္း၍ ဖြဲ႔စည္းပုံဇယား (Organization Structure) အား ျပန္လည္ေရးဆြဲျခင္း၊

( ဂ) ဌာနခ်င္းဆက္သြယ္ေဆာင္ရြက္ရသည့္ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားအဆင္ေျပေခ်ာေမြ႔ေစရန္ ညွိႏႈိင္းေဆာင္ရြက္ျခင္း

(ဃ) Standard Operating Procedure (SOP) မ်ားေရးဆြဲေပးျခင္း

( င) ၀န္ထမ္းမ်ား၏ သက္ဆုိင္ရာလုပ္ငန္းအလုိက္ လုပ္ေဆာင္မႈမ်ား ျမင့္မားလာေစရန္ သက္ဆုိင္ရာဌာနေခါင္းေဆာင္မ်ားႏွင့္ ညွိႏႈိင္းေဆာင္ရြက္ေပးျခင္း

၇။ ၀န္ထမ္းမ်ား၏ စြမ္းေဆာင္ရည္ အကဲျဖတ္ျခင္း (Performance Appraisal)

(က) သတ္မွတ္ထားေသာကာလတစ္ခုအတြင္း ၀န္ထမ္းမ်ား၏ သက္ဆုိင္ရာသတ္မွတ္ထားေသာလုပ္ငန္း တာ၀န္မ်ားအား ေကာင္းစြာေဆာင္ရြက္ႏုိင္စြမ္း၊ ၀န္ထမ္းအခ်င္းခ်င္း ပူးေပါင္းေဆာင္ရြက္ႏုိင္မႈ၊ သက္ဆုိင္ရာဌာနေခါင္းေဆာင္ (သုိ႔) အႀကီးတန္းစီမံခန္႔ခြဲမႈ အဖြဲ႔မွ ေပးအပ္ေသာ တာ၀န္မ်ားကုိ ေက်ပြန္စြာထမ္းေဆာင္ႏုိင္မႈ ၊ စည္းမ်ဥ္း/စည္းကမ္းမ်ားအားလုိက္နာမႈ အစရွိသည္ျဖင့္ ၀န္ထမ္းစြမ္းေဆာင္ရည္ကုိ အႀကီးတန္းစီမံခန္႔ခြဲမႈ အဖြဲ႔၏ တာ၀န္ေပးအပ္လာမႈ အရသက္ဆုိင္ရာဌာနေခါင္းေဆာင္မ်ားႏွင့္ ပူးေပါင္းလွ်က္ အကဲျဖတ္ျခင္း၊ ျပန္လည္သုံးသပ္ျခင္း၊ ထုတ္ျပန္ျခင္း

( ခ) စြမ္းေဆာင္ရည္ သတ္မွတ္ခ်က္ မမီသည့္ (သုိ႔) မေရာက္ရွိသည့္ ၀န္ထမ္းမ်ားအား အသိေပးျခင္း၊ သတ္မွတ္သည့္ စြမ္းေဆာင္ရည္ သတ္မွတ္ခ်က္အားေရာက္ရွိေစရန္ အႀကံျပဳျခင္း

( ဂ) ဆုခ်ီးျမင့္သင့္သည့္ ၀န္ထမ္းမ်ားအား အႀကီးတန္းစီမံခန္႔ခြဲမႈအဖြဲ႔၏ တာ၀န္ေပးအပ္လာမႈအရ သက္ဆုိင္ရာဌာနေခါင္းေဆာင္မ်ားႏွင့္ ပူေပါင္းလွ်က္ ေရြးခ်ယ္ သုံးသပ္တင္ျပျခင္း

၈။ အေထြေထြ (Generalist)

(က) အႀကီးတန္းစီမံခန္႔ခြဲမႈ အဖြဲ႔မွ အခါအားေလ်ာ္စြာေပးအပ္လာသည့္ တာ၀န္မ်ားအား ေဆာင္ရြက္ျခင္း

( ခ) ၀န္ထမ္းမ်ား ႏွင့္ အခါအားေလ်ာ္စြာေတြ႔ဆုံ၍ ၄င္းတုိ႔၏ သီးျခား ျပႆနာမ်ားအားေျဖရွင္းႏုိင္ရန္ အႀကံျပဳျခင္း

( ဂ) ၀န္ထမ္းသစ္မ်ား ေရာက္ရွိလာေသာအခါ သက္ဆုိင္ရာ တာ၀န္ထမ္းေဆာင္ရေသာ ဌာနတြင္ ျမန္ဆန္စြာ အံ၀င္ခြင္က်ျဖစ္ေစရန္ သက္ဆုိင္ရာဌာနေခါင္းေဆာင္ႏွင့္ ပူးေပါင္းေဆာင္ရြက္ျခင္း

Credit : Unknown Author