Annual training plan

Training Manager တစ္ေယာက္အတြက္ လုပ္ေဆာင္စရာေတြ အမ်ားႀကီးအထဲကေန Annual Training Plan တစ္ခု ဘယ္လိုေရးဆြဲရမလဲဆိုတာေလးကို ေျပာျပခ်င္ပါတယ္။ HR နဲ႔ပတ္သက္တဲ့ ေလ့လာစရာေတြကေတာ့ အမ်ားႀကီးျဖစ္ပါတယ္။ ဒါေပမဲ့ တစ္ခါတေလက်ေတာ့ ကိုယ္တကယ္လုပ္ရတာေတြနဲ႔ အံဝင္ဂြင္က်ျဖစ္ဖို႔ အေတာ္ခက္ခဲတတ္တာကို သတိထားမိပါတယ္။ Learning & Development နဲ႔ ပတ္သက္ၿပီး သင္ၾကတာေတြ အမ်ားႀကီးျဖစ္ပါတယ္။ ဒါေပမဲ့ ကိုယ့္ကို ေနာက္လာမယ့္ႏွစ္အတြက္ Training Plan တစ္ခုဆြဲပါလို႔မ်ား လူႀကီးကေန ခိုင္းလာခဲ့မယ္ဆိုရင္ ကိုယ္ဘယ္ေနရာကေနစလုပ္မလဲ။ အေတာ္ေတာ့ အဆင္မေျပတဲ့ကိစၥျဖစ္ပါတယ္။ HR စာအုပ္အထဲမွာပါတဲ့ သီအိုရီေတြကို ထိုင္႐ြတ္ေနလို႔ လည္း ဒီ Plan က ကိုယ့္ရဲ႕အေရွ႕ကို ေရာက္လာမွာ မဟုတ္ေတာ့ အေတာ္ေလးခက္ပါတယ္။ 

ဒီေနရာမွာ အႀကံေပးခ်င္တာက ကိုယ့္ရဲ႕ကုမၸဏီမွာ အရင္က Annual Training Plan ေတြလုပ္ခဲ့ဖူး လား၊ ဘယ္လိုလုပ္ခဲ့ၾကလဲ၊ ဒါကို ေလ့လာ သင့္ပါတယ္။ ေနာက္တစ္ခုက Annual Training Plan လို႔ဆိုေပမဲ့ ကိုယ့္ကို တာဝန္ေပးတဲ့လူႀကီးရဲ႕စိတ္ထဲမွာ ဘာကိုလို ခ်င္တာလဲဆိုတာကိုလည္း ေသေသခ်ာခ်ာ သိေအာင္လုပ္ရမယ္။ ကိုယ့္အထင္နဲ႔ ကိုယ္ လုပ္လိုက္ေပမယ့္ သူေမၽွာ္လင့္ထားတာမ်ိဳး မဟုတ္ခဲ့ရင္လည္း ႀကိဳးစားထားသမၽွ အရာ မထင္ျဖစ္သြားႏိုင္ေသးတယ္။ ဒီေတာ့ သူ႕ကို Annual Training Plan နဲ႔ပတ္ သက္ၿပီး ဘယ္လိုမ်ိဳးကိုလိုခ်င္တာလဲဆို တာကို ျပန္ၿပီးေသေသခ်ာခ်ာ ေမးျမန္း သင့္ပါတယ္။

ပုံမွန္အားျဖင့္ဆိုရင္ Annual Training Plan တစ္ခုမွာ (1) Executive Summary, (2) Schedule of the program, (3) Budget, (4) Training Calendar, (5) Course Description ဆိုတာေတြပါ ဝင္တတ္ပါ တယ္။

Executive Summary မွာဆိုရင္ ကိုယ့္ကုမၸဏီရဲ႕ Goals ေတြနဲ႔ Objectives ေတြပါဝင္တယ္။ ဒီေနရာမွာ Goal ဆိုတာက လိုခ်င္တဲ့ Outcome ေတြျဖစ္ပါ တယ္။ အဲ့ဒါကို ရရွိဖို႔ strategy ေတြခ်ရပါတယ္။ ဒီ strategy ေတြေအာင္ျမင္ ဖို႔အတြက္ လုပ္ေဆာင္ရမယ့္အဆင့္ေတြကို ေတာ့ objectives ေတြလို႔ အၾကမ္းဖ်ဥ္း ယူဆလို႔ ရပါတယ္။ ၿပီးရင္ ကိုယ္လုပ္ခဲ့ တဲ့ Training Needs Analysis ေတြရဲ႕ ရလဒ္အက်ဥ္းေတြကို ေဖာ္ျပရပါတယ္။ ေနာက္တစ္ခု ကိုယ့္ Training Plan ရဲ႕ ooverview ကို တင္ျပသင့္ပါတယ္။ ကိုယ့္ ရဲ႕ Plan အထဲမွာ ဘယ္လို program ေတြပါဝင္သလဲ၊ ဘာေၾကာင့္လဲဆိုတဲ့ အ က်ဥ္းခ်ဳံးေလးကို ဆိုလိုတာျဖစ္ပါတယ္။ ေနာက္ဆုံးတစ္ခုကေတာ့ ကိုယ့္ရဲ႕ Training Plan က ထိေရာက္မႈရွိတယ္ မရွိဘူး ဆိုတာကို ဘယ္လိုအရာေတြနဲ႔ တိုင္းတာႏိုင္မလဲဆိုတာေလးေတြပါသင့္ပါတယ္။

Schedule of the program ဆိုတာကေတာ့ ကိုယ့္ကုမၸဏီမွာရွိတဲ့ ဝန္ ထမ္း level အမ်ိဳးအစားအလိုက္ ဘယ္လို Program ေတြကို တစ္ႏွစ္မွာ ဘယ္ႏွစ္ ႀကိမ္လုပ္မွာလဲ၊ တစ္ႀကိမ္မွာ လူဘယ္ႏွစ္ ေယာက္ မွန္းထားလဲ၊ တစ္ႏွစ္လုံးအတြက္ လူဘယ္ႏွစ္ေယာက္စာေလာက္လ်ာထား လဲ၊ စာသင္ခ်ိန္ ဘယ္ႏွစ္နာရီေလာက္ရွိမလဲ၊ ဆိုတာေတြကို အၾကမ္းဖ်င္းတင္ျပထားရ မွာျဖစ္ပါတယ္။

Budget ဆိုတာကေတာ့ ခုနက စဥ္း စားထားတဲ့ program ေတြအရ ကုန္က် စရိတ္ခန္႔မွန္းေငြ ဘယ္ေလာက္ရွိမွာလဲ ဆိုတာကို အၾကမ္းဖ်င္းတြက္ခ်က္ထား တာကို ဆိုလိုပါတယ္။ ဝန္ထမ္း level အမ်ိဳးအစားအလိုက္ လုပ္ေပးထားတဲ့ Program ေတြ တစ္ႏွစ္မွာ ဘယ္ႏွစ္ႀကိမ္ လုပ္မွာလဲ၊ ဘယ္ႏွစ္ေယာက္တက္မွာလဲ၊ တစ္ေယာက္ကို ဘယ္လုပ္ကုန္မလဲ။ ဒီလိုေျပာတဲ့ေနရာမွာ trainer fees ေတြ၊ development fees ေတြ၊ material cost ေတြ၊ rental/refreshment cost ေတြ၊ travelling cost ေတြအားလုံးကို ထည့္သြင့္စဥ္းစားထားရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။

Training Calendar ဆိုတာကေတာ့ ျပကၡဒိန္တစ္ခုလို လအလိုက္ ဘယ္လရဲ႕ဘယ္ရက္ေတြမွာ ဘာသင္တန္းေတြကို လ်ာထားတယ္ဆိုတဲ့ (၁၂)လစာ ျပကၡဒိန္ပုံစံကို ဆိုလိုတာျဖစ္ပါတယ္။ ဒီလိုလုပ္တဲ့ အခါမွာ တစ္ႏွစ္အတြင္းမွာ ရွိႏိုင္တဲ့ ႐ုံးပိတ္ရက္ေတြ၊ လုပ္ငန္းအလုပ္မ်ားမယ့္ကာလေတြ၊ လူအမ်ား မအားမယ့္အခ်ိန္ေတြကို ထည့္သြင္းစဥ္းစားထားရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။

Course Description ဆိုတာကေတာ့ လိုအပ္ခ်က္အရ ကိုယ္စီစဥ္ေပးမယ့္ program တစ္ခုခ်င္းဆီရဲ႕အေၾကာင္းေလးေတြကို catalog ပုံစံလုပ္ထားတာကို ဆိုလိုပါတယ္။ ဒီ catalog မွာ course title ေတြ၊ course ရဲ႕ objectives ေတြ၊ ၾကာခ်ိန္၊ ဘယ္သူသင္မွာလဲ၊ လူအမ်ားဆုံးဘယ္ေလာက္ တက္ႏိုင္မလဲ၊ ဘယ္လိုလူေတြ တက္သင့္သလဲဆိုတဲ့အခ်က္ေတြ ပါဝင္သင့္ပါတယ္။

အခုေျပာျပခဲ့တာေတြကေတာ့ Annual Training Plan တစ္ခုမွာ ပါဝင္ေလ့ရွိတဲ့ အစိတ္အပိုင္းေတြပဲ ျဖစ္ပါတယ္။ ဒါေပမဲ့ အေရးႀကီးတာက ဘယ္ program ေတြကို ထည့္သြင္းသင့္သလဲလို႔ စဥ္းစားဖို႔အတြက္ လိုအပ္တဲ့ Training Needs Analysis ပဲျဖစ္ပါတယ္။ ကိုယ့္ရဲ႕ Annual Training Plan ဟာ လိုအပ္ခ်က္အရ ျပင္ဆင္ထားတာျဖစ္ဖို႔ အရမ္းအေရးႀကီးပါတယ္။ ဒီလိုလုပ္ဖို႔နည္းလမ္းေတြကေတာ့ အမ်ိဳးမ်ိဳးေျပာၾကပါတယ္။ ကိုယ္နဲ႔အဆင္ေျပတဲ့နည္းလမ္းကို ေ႐ြးခ်ယ္လုပ္ေဆာင္ႏိုင္ပါတယ္။ တကယ္လို႔ ဘယ္လိုလုပ္ရမွန္ မသိဘူးဆိုရင္ေတာ့ ေအာက္မွာ ေျပာျပထားသလို လုပ္ၾကည့္ႏိုင္ပါတယ္။

ပထမအဆင့္အေနနဲ႔ ကိုယ့္လုပ္ငန္းရဲ႕ အႀကီးအကဲကို ခ်ဥ္းကပ္ၿပီး ကုမၸဏီရဲ႕အေျခအေန (SWOT)၊ တကယ့္ training လိုအပ္ခ်က္ေတြ၊ ေနာက္ႏွစ္အတြက္ထားရွိခ်င္တဲ့ raining focus ေတြ၊ target ေတြကို ေမးျမန္းေဆြးေႏြးသင့္ပါတယ္။

ဒုတိယအဆင့္အေနနဲ႔ ကိုယ့္လုပ္ငန္းမွာရွိတဲ့ဌာနမႉးႀကီးမ်ားနဲ႔ ေတြ႕ဆုံေမးျမန္းသင့္ပါတယ္။ ဌာနရဲ႕ development လိုအပ္ခ်က္ေတြ၊ trainng လိုအပ္ခ်က္ေတြ၊ ေနာက္ႏွစ္အတြက္ထားရွိခ်င္တဲ့ training focus ေတြ၊ target ေတြကို ဆက္လက္ေမးျမန္းေဆြးေႏြးသင့္ပါတယ္။

တတိယအဆင့္အေနနဲ႔ ဝန္ထမ္းမ်ားကို ေတြ႕ဆုံေမးျမန္းရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဒီလိုလုပ္တဲ့အခါမွာ ဝန္ထမ္း အားလုံးကို ပါဝင္ေစဖို႔ကေတာ့ မျဖစ္ႏိုင္ပါဘူး။ ဒါေၾကာင့္ randomly ေ႐ြးခ်ယ္လို႔ focus group ေတြကိုသာ ေမးျမန္းရမွာျဖစ္ပါတယ္။ အဓိကကေတာ့ သူတို႔မွာ ဘာ challenges ေတြရွိေနလဲ၊ အရင္က ရရွိခဲ့ဖူးတဲ့ သင္တန္းေတြအေပၚသုံးသပ္ခ်က္ေတြ၊ သူတို႔အလုပ္ကို ပိုၿပီးထိထိေရာက္ေရာက္လုပ္ႏိုင္ဖို႔ ဘယ္လို program ေတြလိုအပ္ပါသလဲ စတာေတြကို ေမးျမန္းသင့္ပါတယ္။

လိုအပ္ပါက Training Needs Analysis Survey ကို လုပ္ကိုင္ႏိုင္ပါတယ္။ အေပၚမွာ ေျပာထား တဲ့အခ်က္နဲ႔ပဲ လုံေလာက္ရင္လည္း မလုပ္လို႔ ရပါတယ္။ TNA survey လုပ္မယ္ဆိုရင္ေတာ့ အရင္ဆုံး ေမးခြန္းကို design လုပ္ရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ၿပီးရင္ survey ကို ဘယ္လို ေမးျမန္းမယ္ဆိုတဲ့ administration ကို စဥ္းစားရပါမယ္။ ရလာတဲ့ရလဒ္ေတြကို analysis လုပ္ရပါမယ္။ ၿပီးရင္ report ေတြ၊ မွန္မမွန္ verify လုပ္ တာေတြကို လုပ္ေဆာင္ၿပီး ဘယ္လိုအပ္ခ်က္ကို ဦးစားေပးလုပ္ေဆာင္မလဲဆိုတာ ကို ဆုံးျဖတ္ရမွာျဖစ္ပါတယ္။

အခုေျပာခဲ့တဲ့အဆင့္ေတြကို လုပ္ေဆာင္ျခင္းအားျဖင့္ ကိုယ့္လုပ္ငန္းရဲ႕ Learning & Development လိုအပ္ခ်က္ေတြကို အနည္းနဲ႔အမ်ားေဖာ္ ထုတ္လာႏိုင္မွာျဖစ္ၿပီး ဒီလိုအပ္ခ်က္ေတြအေပၚမူတည္ၿပီး အစမွာရွင္းျပခဲ့ တဲ့အတိုင္း Annual Training Plan တစ္ခုကို ေရးဆြဲသြားရမွာျဖစ္ပါတယ္။ ဒီအေၾကာင္း အရာေတြကေတာ့ အေျပာကလြယ္ေပမယ့္ လက္ေတြ႕မွာေတာ့ အေတာ္ေလးႀကိဳးစားအားထုတ္ရမွာျဖစ္ပါ တယ္။ ဒါေပမဲ့လည္း ဒီႀကိဳးစားအားထုတ္မႈဟာ အလကားမျဖစ္သြားပါဘူးဆိုတာကို ရွင္းျပရင္း Annual Training Plan ေတြကို လုပ္ငန္းလိုအပ္ခ်က္အရေရးဆြဲသြားႏိုင္ၾကပါေစလို႔ ဆႏၵျပဳပါတယ္။

Creidt : ေစာကယ္ရီ၀င္း (KC Myanmar)